Oikonomos — Primeiros Dias

Como ler esta sequência

Cada etapa traz quatro informações essenciais:

• Quem faz: o papel que normalmente executa.
• O que fazer: a ação concreta.
• Pronto quando: o sinal de que a etapa terminou. Se o sinal não apareceu, a etapa não terminou.
• Pode esperar: o que é tentador fazer agora e rende mais depois.

A ordem não é arbitrária. Cada etapa depende da anterior: bens dependem de setores, setores dependem de unidades, saldo de estoque depende de localização. Pular uma etapa gera retrabalho.

Etapa 1 · Entrar e proteger a conta

Quem faz: a pessoa que recebeu o primeiro acesso, normalmente quem vai ser o administrador.

O que fazer:

1. Abra o link do convite e defina a sua senha. Mínimo de 8 caracteres; uma frase longa é mais segura do que uma senha curta com símbolos.
2. Entre no sistema.
3. Vá em Minha conta → Segurança e ative a autenticação em duas etapas.

Pronto quando: você entra no Dashboard e a sua conta tem autenticação em duas etapas ativa.

Pode esperar: explorar o menu. Vai fazer mais sentido depois da etapa 2.

Etapa 2 · Preencher o perfil da organização

Quem faz: Organization Admin.

Por que primeiro: estes dados saem impressos. A ordem de serviço e a solicitação de compra que você emitir usam o nome, o CNPJ, o endereço e o logo cadastrados aqui. Corrigir depois significa reimprimir documento.

O que fazer:

Em Configurações → Perfil da organização, preencha os dados institucionais, o endereço e envie o logo.

Pronto quando: o nome e o logo da organização aparecem corretos e você consegue salvar sem erro.

Pode esperar: o ajuste fino do logo. Um PNG razoável hoje vale mais do que o arquivo perfeito na semana que vem.

Etapa 3 · Cadastrar as unidades

Quem faz: Organization Admin.

Por que agora: unidade é o que separa a operação. Todo bem, todo saldo e todo documento pertence a uma. Criar bens antes de ter as unidades certas significa transferir tudo depois.

O que fazer:

Em Configurações → Unidades:

1. Confira a unidade que já existe e ajuste nome, código e tipo.
2. Crie as outras unidades reais da organização: campus, filial, escola, casa de apoio, o que existir de fato.
3. Defina qual é a unidade principal.

Regras a considerar antes de criar:

• Código não se repete na mesma organização.
• A unidade principal não pode ser desativada: promova outra antes.
• Unidade com histórico nunca é excluída, apenas desativada.

Pronto quando: a lista mostra todas as unidades reais como ativas, uma delas marcada como principal.

Pode esperar: unidades que existem só no planejamento. Cadastre o que já opera hoje.

Se a sua organização tem só uma unidade

Ótimo. O seletor de unidade não vai nem aparecer e você economiza um passo em toda operação. Siga para a etapa 4.

Etapa 4 · Montar a estrutura do inventário

Quem faz: Organization Admin, com ajuda de quem conhece os espaços.

Por que antes dos bens: setor e subcategoria compõem o código de cada bem. O sistema não cadastra bem sem setor.

O que fazer:

No menu Setores:

1. Crie os setores de cada unidade. Pense em espaço ou área de responsabilidade, não em categoria de produto: Templo, Secretaria, Cozinha, Ministério Infantil, Manutenção.
2. Crie as subcategorias dentro de cada setor: Cadeiras e bancos, Iluminação, Instrumentos, Informática.
3. Cadastre um bem de teste em um dos setores novos, antes de seguir.

O bem de teste não é formalidade. Ele confirma que o setor está apto a gerar código. Se o sistema informar que o setor está sem código definido, pare e acione o suporte antes de repassar a estrutura para a equipe.

Pronto quando: você conseguiu salvar um bem de teste e ele recebeu um código no formato A-SETOR-SUB-00001.

Pode esperar: a taxonomia completa. De seis a dez setores por unidade cobrem a maior parte da realidade. Subcategoria é opcional — sem ela, o código usa GER.

Etapa 5 · Convidar a equipe

Quem faz: Organization Admin.

Por que agora: a partir daqui o trabalho é de volume, e volume se faz com mais de uma pessoa. Convidar antes de existir estrutura deixa a equipe entrando em um sistema vazio.

O que fazer:

Em Configurações → Usuários e acessos:

1. Em Convidar usuário, informe nome e e-mail de cada pessoa. Ela recebe um link temporário para definir a própria senha.
2. Depois de a conta existir, vá a Acessos à organização e defina o papel definitivo e o alcance de unidade de cada uma.

O papel escolhido no convite é apenas inicial. O papel que vale é o definido em Acessos à organização.

Quem recebe o quê:

Comece pelo menor acesso que resolve. Promover depois é trivial; auditar acesso excessivo, não. Reserve Organization Admin para duas ou três pessoas.

Pronto quando: cada pessoa da equipe inicial entrou com a própria senha e vê no menu exatamente o que precisa.

Pode esperar: convidar a equipe inteira. Três a cinco pessoas dão conta da implantação; o resto entra depois, com o sistema já povoado.

Etapa 6 · Registrar os primeiros recursos

Aqui o Oikonomos deixa de ser configuração e passa a ser ferramenta.

Quem faz: Manager e Operator, com o administrador acompanhando.

6a · Localizações de estoque, antes dos produtos

No menu Estoque → Localizações, cadastre os lugares físicos reais: almoxarifado central, despensa da cozinha, depósito técnico.

Produto sem localização não recebe saldo, e movimentação sem origem ou destino não se registra. Cinco minutos aqui evitam meia hora depois.

6b · Escolha um setor e cadastre os bens dele

Não comece pela organização inteira. Escolha um setor — de preferência o de maior valor ou o mais problemático. Cadastre os bens dele em Inventário → Novo item.

Para volume, use Importar: baixe o modelo de planilha na própria tela, preencha uma linha por bem e envie. Suba um lote de cinco linhas primeiro, confira o resultado, e só então mande a planilha inteira.

O setor precisa estar escrito na planilha exatamente como está cadastrado. SKU e código público não têm coluna: o Oikonomos gera os dois.

6c · Cadastre os produtos de estoque que a equipe mais usa

Vinte a trinta produtos cobrem a rotina da maioria das organizações. Em Estoque → Produtos, cadastre com nome, categoria, unidade de medida e estoque mínimo.

O estoque mínimo é o que liga os alertas de reposição. Sem ele o Oikonomos não tem como avisar que o café está acabando.

Também aqui há Importar com modelo de planilha.

Pronto quando: um setor está com os bens cadastrados, as localizações de estoque existem e há produtos com estoque mínimo definido.

Pode esperar: o inventário completo, a foto de cada bem e o valor de aquisição de tudo. Descrição, setor, quantidade e localização já tornam o registro útil. Valor e foto entram depois, item por item.

Etapa 7 · Fazer a primeira operação real

Este é o dia em que a equipe entende para que o Oikonomos serve.

7a · Etiquete o setor que você cadastrou

Quem faz: Operator.

1. Em Etiquetas, filtre por aquele setor e por status pendente.
2. Selecione as linhas, escolha o modelo de etiqueta e Imprimir etiquetas.
3. Cole as etiquetas nos bens.
4. Volte à tela e use Marcar como impresso.

Imprimir e marcar são ações separadas de propósito: se a impressão falhar, o controle não mente.

Pronto quando: os bens daquele setor estão com etiqueta física colada e o cartão Sem etiqueta do Dashboard caiu.

7b · Leia um QR Code com a câmera do celular

Quem faz: qualquer pessoa da equipe.

Aponte a câmera nativa do celular para uma etiqueta. A consulta do item abre no navegador, sem aplicativo e sem login.

É o momento em que a equipe percebe o que mudou. Vale reunir três pessoas para fazer isso junto.

7c · Registre uma saída de estoque com motivo

Quem faz: Operator.

Em Estoque → Produtos, registre a retirada real do dia. No campo de motivo, escreva o que aconteceu: "café da recepção — culto de domingo".

O motivo é o que transforma o extrato em prestação de contas seis meses depois. Insista nisso desde o primeiro registro: é o hábito mais difícil de criar retroativamente.

Pronto quando: a movimentação aparece em Estoque → Movimentações com data, quantidade, responsável e motivo, e o saldo do produto mudou.

7d · Conduza uma auditoria de um setor

Quem faz: Manager, com um Operator ajudando.

1. Em Auditorias → Iniciar nova auditoria, escolha a unidade, dê um nome e restrinja ao setor que você acabou de etiquetar.
2. Percorra o espaço escaneando o que encontrar.
3. Trate as pendências: emprestado, em manutenção, em outro setor.
4. Relatório e depois Finalizar.

O escopo é congelado na abertura: bem cadastrado depois entra na próxima auditoria, não nesta.

Pronto quando: você tem um relatório de auditoria com progresso registrado e cada pendência com uma explicação.

Etapa 8 · Abrir os módulos que restam

Com estrutura montada e uma operação real rodando, os outros módulos deixam de ser abstratos. Abra um por semana, na ordem que a sua organização precisar.

Ampliar o inventário

Depois do primeiro setor, repita o ciclo cadastrar → etiquetar → auditar setor por setor. Um setor por semana é ritmo sustentável e mantém a qualidade do dado. Um inventário completo e mal cadastrado vale menos do que um parcial e confiável.

Resumo da sequência

O que não fazer nos primeiros dias

Não convide a organização inteira no primeiro dia. Equipe grande em sistema vazio gera dúvida sem resposta e desconfiança.

Não tente cadastrar todo o patrimônio de uma vez. Um setor por semana preserva a qualidade do dado.

Não distribua Organization Admin para resolver permissão. Se alguém não consegue fazer algo, o certo quase sempre é o papel Manager na unidade dele.

Não exclua registro para corrigir erro. Inative. A exclusão apaga o histórico, que é justamente o que você está construindo.

Não deixe o motivo em branco na saída de estoque. É o campo que responde "para que isso foi usado" quando a pergunta chega.

Onde encontrar ajuda

O manual completo cobre cada módulo em detalhe, com imagens de tela e regras detalhadas: consulte o Manual do Oikonomos Core.

Para suporte e atendimento institucional, escreva para contato@oikohub.com.